姓・名のデータ分けについて

Zoho CRM では「姓」と「名＋敬称」という項目が用意されています。 そして「姓」の欄は必須で名称の変更もできない仕様になっています。この項目の利用について考えてみます。

一般 / 個人設定 の「表示名の書式と設定」

初期登録時は、名、姓 の順になっているハズです。日本で利用する際には、姓、名、敬称 の順に並ぶように設定を変更しておきましょう。

名を利用しない運用を行っています

この1年半の期間「姓」の欄に「山本 一道」と書くようにして「名」の欄を利用しない運用を行っておりました。特に問題になることはありませんでした。見込み客タブでは「氏名」＝「姓」＋「名（空）」となり、連絡先タブでは「連絡先名」＝「姓」＋「名（空）」で表示されることになります。

検索時も「山本一道」でも「山本 一道」でも「山本　一道」姓名の間については問題なく検索もできていますので、大丈夫という認識でいます。

名を利用しない理由としては、手で入力している分には「姓」と「名」を分けて運用できないことはないのですが、データをCSVでインポートしたり、APIで外部から情報を取得するような場合に、「姓」と「名」を分けて管理されていないことが多く都度分ける手作業が煩雑になると考えたことから「名」を利用しない、削除するという運用になりました。

敬称 が必要なことも

「Zoho CRM で住所ラベルを印刷するには」の方法を調べて使えるようにしようと思うと敬称が必要だということがわかりました。なぜか「名」と「敬称」の入力は一緒になっており、上では「名」を利用しない運用を書いておりましたが、若干必要なことがわかりました。

使わない項目は削除してしまっても「使ってない項目」に残っているので大丈夫なのですが、最初のうちは「新しいセクション」から何か使わない項目だと分かるようなセクションを作って運用してみるのもいいかと思います。場合によっては欲しい場合も出てくるかもしれません。

どう運用するかというところではありますが、「敬称」に「様」を追加し、デフォルトで設定するようなことをしてみます。