Excelでの顧客管理から脱却。 Zoho CRM Plusを導入し営業活動の効率化を実現。

株式会社明城様からのご依頼に応じて、Zoho CRM Plusの導入とその運用に関するサポートを行いました。

株式会社明城様は、愛知県の刈谷市、安城市、西尾市、岡崎市を中心に木造の注文住宅とリフォーム事業を展開されています。この度、営業活動の効率化を目的としてZoho CRM Plusを導入し、半年間にわたる運用支援を実施しました。具体的な支援内容としては、Webサイト訪問者に対してより効果的にアポイントメントを獲得するため、顧客管理やアポイントメントのための施策をご提案させていただきました。

案件概要

Zoho CRM Plusとは

ご依頼の背景

最初の打ち合わせでお話を伺ったところ、クライアントは営業方法に課題を感じており、より効果的にアポイントメントを取る方法をお探しでした。これまでは、Web広告、自社サイト、Webメディアを利用した集客を主に行っていましたが、見込み客へのアプローチが十分ではないと感じていたようです。そのため、弊社が協力し、Web関連の取り組みを効果的にするために、全体的な営業活動の見直しを提案することになりました。

導入前の課題

Zoho CRM Plusの導入前の課題は細かくするとたくさんになってしまいますが、弊社は大まかに以下の2つに絞って考えました。

1. 膨大な顧客情報の管理
2. 見込み客の把握と評価

一つ目は「膨大な顧客情報の管理」です。
クライアントは顧客情報をスプレッドシートで管理しており、長年にわたり蓄積された情報がありました。主に、顧客の基本情報、取引先情報、商談の詳細情報が含まれています。しかし、膨大なデータをスプレッドシートで管理することにより、情報が複雑化し、これらを効果的に営業活動に活用するのが難しい状況になっていました。

二つ目は「見込み客の把握と評価」です。
一つ目と似ていますが、Webサイトからコンバージョンがあったユーザー(見込み客)の情報管理が不十分だったことで、それらの情報を活用してアプローチすることができていませんでした。また、見込み客の興味やニーズを把握できないため、商談につなげるよう見込み客をフォローアップしていくことも難しい状況でした。

提案内容

Zoho CRMで顧客・商談のすべての情報を一元管理

CRMを導入したことにより、入力作業や新規顧客と既存顧客の振り分けなどを自動化し、作業コストの削減に繋げることができました。また、顧客情報を一元管理したことにより、活用しやすいデータとして管理することが可能になりました。営業活動の土台を整備することは業効率の向上に繋がります。

お問い合わせフォームとCRMの連携で顧客情報を自動取得

Webサイト経由でのお問い合わせや資料ダウンロード時に入力された見込み客の情報を、CRM側に自動で登録する仕組みを構築しました。これにより、以前は手動でスプレッドシートに入力していたところを自動化させ、管理コストを削減と重複や欠損などのエラーを防止することができます。

また、クライアントのWebサイトは弊社のa-blog cmsで運用しているため、独自のプログラムによって顧客情報のデータベースを管理し、新規顧客と既存顧客を自動で区別することができます。これによりCRMでは、見込み客リストを自動で生成し、手動での振り分け作業が不要になりました。

顧客に関するさまざまな情報を一元管理

取引先を中心に、担当者の連絡先や商談情報、お問い合わせ情報、請求書など、様々な関連情報を統合できるようシステムを構築しました。以前は、これらの情報が分散して管理されており、データの確認や活用が難しい状況でした。CRMを導入したことで、すべての取引先とその顧客情報を一箇所で管理できるようになりました。この改善により、どのスタッフもいつでも簡単に取引先情報を把握し、スムーズに対応できるようになりました。

見込み客管理の改善。行動タグ付けにより効率的なアプローチが可能に

見込み客の管理を改善するために、各見込み客の行動にタグを付ける方法を導入しました。これにより、どの見込み客にアプローチが必要か、また必要でないかを容易に判断できるようになります。さらに、特に優良と見なされる見込み客に対して、次にどのような行動を取るべきか、その見込み客が商談に繋がる可能性があるかどうかを効率的に評価することが可能になりました。

Zoho Campaignsを活用したメールマーケティングを実施

Zoho Campaignsを活用したメールマガジンの定期配信を実施したことで作業コストの削減を実現しながら、顧客の関心を把握することができ、Webサイトへの誘導を促進する仕組みを構築することができました。

メールマガジンで顧客の関心を把握する

メールマガジンを希望する顧客に定期的にメールを配信するような運用を取り入れています。施工事例やトピックなど顧客が興味を引くような内容を発信するようになりました。Zoho Campaignsを活用することで、送信したメールの開封率やクリック数、具体的にどの顧客がクリックしたかなど、各顧客の反応を詳しく把握することができます。これにより、顧客の関心や興味についての貴重な情報を得ることができ、商談などの場面で優良な情報として活用することができます。

自動メール機能でWebサイトに誘導

クライアントのWebサイトでは、ブログ運用や事例紹介など多様なコンテンツを定期的に更新しています。見込み客の認知や想起、Webサイトの誘導を目的にZoho Campaignsを活用し、それらのコンテンツを自動配信する仕組みを構築しました。この自動配信により作業コストの削減され、より多くの人にコンテンツを届けられるように改善することができました。

Zoho SalesIQで顧客の行動からニーズを把握

Zoho CRM、Zoho Campaignsと連携しながら、Zoho SalesIQのWebトラッキング機能を活用することで顧客の行動履歴を見える化し、顧客のニーズに合わせた効率的な営業が可能になりました。各ツールを連携し、CRMに顧客の重要な情報が蓄積する仕組みを構築しました。

Webサイト訪問者の行動からニーズを把握、商談成功率の向上に繋げる

Zoho SalesIQのWebトラッキングを活用することで、CRMに登録してある顧客のWebサイト内の行動をリアルタイムで確認することができ、行動履歴を可視化することもできます。このツールを使い始めたことで、訪問頻度や興味・関心のあるページを分析することができ、優良見込み客の把握が容易になりました。それにより効率的かつ、顧客のニーズに合わせた商談ができるようになりました。

Zoho CRM、Zoho Campaignsと連携し、顧客対応の満足度を上げる

Zoho CRMは顧客情報を管理するツールで、Zoho Campaignsはメール配信ツールです。これらとZoho SalesIQのWebトラッキング機能を組み合わせて運用することで、配信したメールからWebサイトに誘導し、見込み客の行動追跡が可能になります。CRM側で行動履歴を確認できるため、顧客対応時に役立つ情報が蓄積される仕組みになっています。それぞれのツールを連携させて使うことで、より効果的な営業活動が行えるようになります。

Zoho SocialによるSNS管理の効率化と生産性の向上

Zoho Socialを使用してこれまで運用してきたFacebook、Instagram、Googleマイビジネスといった複数のソーシャルアカウントを一元管理するよう変更しました。これにより、各SNSのダイレクトメッセージへの返信やインサイトのデータチェックが可能になり、SNS対応のコストを削減することができました。さらに、Zoho CRMとの連携により、コミュニケーションを取ったユーザーを見込み客として登録できるようになり、インポート作業の転送作業が不要になりました。

加えて、Zoho Socialには予約投稿機能も備わっています。複数のSNSに一括投稿したり、事前にコンテンツを準備しておいて、特定の日時に自動的に投稿することが可能です。この機能により、効率的な時間管理が可能となり、SNS運用全体の生産性を向上させることができました。

導入を検討される方へ

弊社はシステム構築の技術力を活かし、さまざまな方法でDXの推進を図ります。今回のプロジェクトのような「顧客情報が営業担当に依存している」「見込み客に適切なアプローチができていない」そんな現状をCRM（顧客管理システム）を導入することによって解決します。お問い合わせフォームから送られてきたデータを自動的に蓄積・管理して顧客の詳細を知ることで、顧客に寄り添ったコミュニーションを促し、より適切なアプローチに繋げます。DXにまつわるお困りごとがありましたらお気軽にご相談ください。

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